Как выбрать корпоративное туристическое агентство и на что обратить внимание

Что такое корпоративное туристическое агентство

Корпоративные туристические агентства VS платформы для деловых поездок

На что обратить внимание в корпоративном туристическом агентстве

Лучшие компании по организации деловых поездок

Как выбрать корпоративное туристическое агентство и на что обратить внимание
Когда вы ищете новое корпоративное туристическое агентство (или начинаете работать с ним впервые), вы можете задать много вопросов:

Действительно ли мне нужна корпоративное официальное турагентство?

Как мне найти официальное турагентство, которая удовлетворит все наши потребности при минимальных расходах на поездки?

Как я узнаю, что нашел подходящие корпоративные туристические услуги?

Что касается первого вопроса, да, вам действительно нужно корпоративное туристическое агентство или компания, которая включает функции управления поездками . Вам нужно решение, сочетающее технологии с человеческими услугами по бронированию и поддержке поездок. Что касается вторых двух вопросов, мы ответим на них в основной части этого поста.

46% бизнес-путешественников бронировали номера вне установленных правил, поэтому с индустрией бизнес-туризма явно что-то не так . Незаконное бронирование деловых поездок - огромная проблема. Без надзора количество бронирований вне установленных правил только увеличивается.

Прочтите, чтобы понять, как инструмент или официальное турагентство для управления поездками могут помочь вам добиться большего соответствия и удовлетворения путешественников.

Что такое корпоративное официальное турагентство или компания?

Компания по управлению поездками (TMC) - это поставщик услуг, который бронирует поездки и управляет ими для бизнеса. Как правило, у официального турагентства есть один или несколько основных контактных лиц в официальном турагентстве, чтобы помочь им сохранить все поездки в рамках политики компании и предложить путешественникам поддержку на ходу. Эффективное и организованное управление деловыми поездками может помочь сократить командировочные расходы, упростить отчеты о расходах, оптимизировать процессы бронирования и упростить управление корпоративными поездками для всех заинтересованных сторон.

Существует так много разных типов crm для турагентства, что сложно обобщить их предложения услуг. Крупные официальные турагентства могут предлагать поддержку на десятках языков, но взимают плату за каждый звонок. Небольшие компании могут быть труднодоступными в нерабочее время и не владеют таким количеством языков, но могут взимать дополнительную ежемесячную плату, которая покрывает все потребности.

Вот факторы, которые объединяют корпоративные официальные турагентства или агентства делового туризма:

Заказ экскурсий для сотрудников

Предлагайте решения для путешествий и поддержку при отмене, изменении расписания.

Согласование групповых и корпоративных ставок

Преимущества корпоративного официального турагентства

Есть так много причин и мотивов, по которым вы хотели бы сотрудничать с корпоративным официальным турагентством. Давайте рассмотрим основные преимущества помощи в программе корпоративных поездок:

Восполните недостаток внутренних ресурсов или опыта: возможно, вам не нужен штатный менеджер по командировкам, и ваша офисная команда перегружена другой важной работой. Корпоративное официальное турагентство может предоставить экспертов по путешествиям и услуги, необходимые для организации всех необходимых поездок, без необходимости нанимать дополнительный персонал.
Согласование групповых тарифов и корпоративных тарифов: для групповых поездок и продолжительных длительных путешествий агенты могут договориться о более выгодных тарифах для своих клиентов.

Предложите поддержку в поездке: когда офис-менеджерам приходится поддерживать путешественников в дороге, все становится напряженно. Путешественники не всегда могут получить помощь по ночам и в выходные дни, в то время как офисные менеджеры испытывают стресс от необходимости работать сверхурочно. Агентство может облегчить это бремя.

Отчет о расходах на командировки: чтобы оптимизировать свои бюджеты, компаниям необходимо знать, какие отделы и что тратят на поездки. Официальные турагентства могут отчитываться о расходах всех заинтересованных сторон по командам, отделам или проектам и помочь вам точно отслеживать все ваши командировочные расходы.

Соблюдайте соответствие: у каждой компании есть какие-то правила, составляющие их политику в отношении поездок . Официальное турагентство может обеспечить соблюдение этих правил при бронировании.

Чего не хватает корпоративным официальным турагентстве

Однако есть много проблем с использованием корпоративной официального турагентства. Вот основные проблемы:

Плохая технология для путешественников и администраторов: официальные турагентства полагаются на множество телефонных звонков и электронных писем для взаимодействия со своими клиентами. Но сегодняшние путешественники не хотят садиться на телефонный звонок. Они хотят легко бронировать для себя в рамках политики компании. Точно так же многие администраторы предпочтут войти в платформу, чтобы получить ответы на свои вопросы, а затем отправить электронное письмо агенту с просьбой предоставить отчет. Наличие хороших технологий также может помочь вам генерировать полезные данные о поездках, чтобы вы могли точно отслеживать расходы на командировки вашей компании.

Плохие цены и высокие сборы : официальные турагентства могут договариваться о специальных ценах для индивидуальных клиентов, но обычно у них не самые лучшие цены на специальные поездки. Кроме того, у них есть сборы и наценки за каждый аспект своих услуг.

Отсутствие туристического инвентаря и вариантов : официальные турагентства могут сотрудничать с несколькими поставщиками. Обычно они не предлагают недорогих бюджетных авиакомпаний, таких как Southwest Airlines и EasyJet. Это то, что вы обязательно должны включить в свою программу корпоративных поездок, особенно для малого бизнеса, чтобы сократить расходы на деловые поездки.
К счастью, корпоративное официальное турагентство - не единственный вариант.

Традиционные корпоративные туристические услуги по сравнению с платформами для деловых поездок
Вы пользуетесь услугами официального турагентства при бронировании отпуска на Мальте? Возможно нет. И почему так? Потому что есть сайты по бронированию для клиентов, такие как Expedia и Booking.com, которые удовлетворят все ваши потребности как путешественника.

Аналогичным образом развивается индустрия делового туризма. Чем отличается развитие деловых поездок (по сравнению с потребительскими):

Необходимость более плавного и легкого соблюдения правил в отношении поездок
Никаких выплат из кармана личными кредитными картами
Отчеты о командировочных расходах для анализа бюджета
Автоматизированная отчетность по расходам

Что похоже на потребности путешественников-потребителей:

Потребность в автономии и самостоятельном бронировании
Доступ ко всем вариантам перелетов, отелей, поездов и автомобилей, доступных по всему миру.
Отличный пользовательский опыт
Отличный опыт работы с мобильным телефоном

Поддержка путешествий в режиме реального времени (потребители хотели бы это, но редко получают. Тем не менее, это необходимо для деловых путешественников.)
Итак, вы можете видеть, что, хотя у предприятий действительно разные потребности (среди них соблюдение политики в отношении поездок и отчеты о расходах), между потребностями бизнеса и потребителей есть много общего.

Как и отдыхающие, деловые путешественники хотят бронировать билеты для себя, выполнять поиск из всех доступных вариантов и получать незабываемые впечатления, будь то звонок в службу поддержки или просмотр своего маршрута на мобильном устройстве.

Проблема в том, что подавляющее большинство корпоративных туристических услуг не адаптировались к этим новым стандартам. Они по-прежнему заставляют сотрудников звонить на горячую линию, чтобы забронировать поездку и взимать плату за каждый из этих звонков.

Вот почему, когда вы проверяете свое корпоративное официальное турагентство, вам нужно искать сочетание технологий и человеческих услуг. Часто такие решения называют платформами для управления поездками. Существует несколько хорошо известных платформ для управления корпоративными поездками. Это могут быть хорошие варианты, в зависимости от размера и потребностей компании.

В 2020 году и в последующий период официальное турагентство, которая может предложить только человеческий фактор, не сможет помочь вашему бизнесу автоматизировать соблюдение политики в отношении путешествий, в то время как компания, которая фокусируется только на технологиях, не сможет поддержать ваших путешественников, когда они застрянут. в чужом городе и не могу вернуться домой.

Вот почему вам нужны и технологии, и поддержка.

Сделайте свою работу проще с помощью лучшего инструмента для управления поездками!

Забронируйте все аспекты деловой поездки в приложении TravelPerk
На что обратить внимание в корпоративном официальном турагентстве и почему
Чтобы обеспечить поддержку во время поездки и финансовый контроль вашего финансового директора, вам не нужно сочетание человеческих услуг и технологий, а также этих критических факторов. Вот наш список того, что нужно искать.

Легкий опыт бронирования

Путешественники должны иметь возможность бронировать поездку для себя, если они этого хотят. В то же время для администраторов должно быть очень легко и приятно бронировать билеты для других. Администраторы также могут полагаться на отличную технологию отслеживания, чтобы проследить, какой сотрудник в какой командировке и где.

Потребительский туристический инвентарь

Предоставьте путешественникам доступ ко всем авиаперевозчикам и гостиничным брендам, которые им нужны. Снизьте свои командировочные расходы на авиабилеты, пользуясь услугами недорогих перевозчиков, таких как Norwegian и EasyJet. Все мировые запасы должны быть доступны вам как бизнесу без использования потребительских инструментов.

Никаких скрытых затрат

Прежде чем подписывать контракт с любой официальным турагентством по организации путешествий, ознакомьтесь со структурой комиссионных сборов. Обратите внимание на тревожные факторы, такие как плата за звонки в службу поддержки или за простые стандартные заказы.

Отличное сопровождение поездки

Вот где действительно проявляется человеческий фактор. На данный момент не существует технологий для путешествий, которые могли бы утешить вас, когда ваш рейс был отменен, и вам действительно нужно попасть на мероприятие. Настоящий живой человек может быстро найти вам альтернативный маршрут. Ищите поддержку в поездках, которая удовлетворяет все ваши потребности в поездках, предлагается 24/7 на нескольких языках и имеет отличные отзывы от путешественников.

Встроенные правила путешествий и разрешения

Какой единственный способ добиться соблюдения правил в отношении путешествий? Записав свою политику в отношении путешествий на платформе, на которой бронируются поездки, и заставив всех ваших путешественников и администраторов использовать этот инструмент онлайн-бронирования . Вам нужно не только найти инструмент со встроенными политиками командировок и рабочими процессами утверждения, но также необходимо убедиться, что этот инструмент удовлетворяет перечисленные выше потребности для получения отличных впечатлений от путешествия, чтобы каждый действительно был на борту. Эффективное управление деловыми поездками начинается сегодня!

Отчетность по командировочным расходам

Получение прозрачности о расходах на поездки - это очень важно! С учетом того, что путешествия забронированы на стольких разных платформах, очень сложно получить все данные. Помните, что 46% бизнес-путешественников бронировали билеты на потребительских сайтах. Эти данные разбросаны повсюду, и к ним нельзя получить доступ, пока они не будут списаны. Найдите компанию или платформу, которая предлагает отчеты в реальном времени для вашей финансовой команды и может помочь с процессами возмещения расходов.